Quy định về dịch chứng từ kế toán ghi bằng tiếng nước ngoài khi sử dụng để ghi sổ kế toán, cách viết chữ số trên chứng từ kế toán và lưu trữ chứng từ điện tử tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM Số: 38/2013/TT-NHNN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Hà Nội, ngày 31 tháng 12 năm 2013 THÔNG TƯ Q uy định về dịch chứng từ kế toán ghi bằng tiếng nước ngoài khi sử dụng để ghi sổ kế toán, cách viết chữ số trên chứng từ kế toán và lưu trữ chứng từ điện tử tại N gân hàng N hà nước V iệt N am __________________ Căn cứ Luật Ngân hàng Nhà nước Việt Nam s ố 46/20 1 0/QH12 ngày 16 tháng 6 năm 20 1 0; Căn cứ Luật K ế toán s ố 03/2003/QH1 1 ngày 17 tháng 6 năm 2003; Căn cứ Luật Giao dịch điện tử số 5 1 /2005/QH 11 ngày 29 tháng 11 năm 2005; Căn cứ Nghị định s ố 35/2007/NĐ-CP ngày 08 tháng 3 năm 2007 của Ch í nh phủ về giao dịch điện tử trong lĩnh vực ngân hàng; Căn cứ Nghị định số 1 56/20 1 3/NĐ-CP ngày 11 th á ng 11 năm 2013 của Ch í nh phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam; Căn cứ Quyết định s ố 08/20 1 3/QĐ-TTg ngày 1 4/0 1 /20 1 3 của Thủ tướng Ch í nh phủ về Ch ế độ kế toán áp dụng đ ố i với Ngân hàng Nhà nước Việt Nam; Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Tài chính - Kế toán ; Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam ban hành Thông tư quy định về dịch chứn g từ k ế toán ghi bằng tiếng nước ngoài kh i sử dụng để ghi số kế toán, cách viết chữ s ố trên chứng từ kế toán và l ưu trữ chứng từ điện tử tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam ,

Điều 1. Ph ạ m vi điều chỉnh Thông tư này quy định về dịch chứng từ kế toán ghi bằng tiếng nước ngoài khi sử dụng để ghi sổ kế toán, cách viết chữ số trên chứng từ kế toán và lưu trữ chứng từ điện tử tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (sau đây gọi là Ngân hàng Nhà nước).

Điều 2. Đối tượng áp dụng 1. Sở Giao dịch, Vụ Tài chính - Kế toán, Cục Công nghệ tin học, Cục Phát hành và kho quỹ, Cục Quản trị, Cơ quan Thanh tra, giám sát ngân hàng, Văn phòng đại diện tại thành phố Hồ Chí Minh, Ngân hàng Nhà nước chi nhánh tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và các đơn vị khác thuộc Ngân hàng Nhà nước có tổ chức bộ máy kế toán, trừ các đơn vị sự nghiệp (sau đây gọi là đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nước). 2. Các tổ chức và cá nhân có sử dụng chứng từ kế toán theo quy định tại Điều 1 Thông tư này.

Điều 3. Giải thích từ ngữ Trong Thông tư này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau: 1. Chứng từ ghi bằng tiếng nước ngoài là chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán, phát sinh ở ngoài lãnh thổ Việt Nam và được sử dụng chữ viết bằng tiếng nước ngoài trên chứng từ kế toán. 2. Chứng từ thanh toán quốc tế là chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán được sử dụng trong hoạt động thanh toán mà trong đó có ít nhất một bên liên quan là tổ chức hoặc cá nhân có tài khoản thanh toán ở ngoài lãnh thổ Việt Nam. 3. Chứng từ điện tử là chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử; được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ các loại thẻ thanh toán; được bảo đảm an toàn dữ liệu điện tử trong quá trình xử lý, truyền tin và lưu trữ. 4. Lưu trữ chứng từ điện tử là việc bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử bằng phương tiện điện tử theo quy định của Luật Giao dịch điện tử. 5. Hủy chứng từ điện tử là việc làm cho chứng từ không có giá trị sử dụng. 6. Tiêu hủy chứng từ điện tử là làm cho chứng từ điện tử không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong nó. 7. Cách viết chữ số theo thông lệ quốc tế là việc sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị trên chứng từ kế toán. 8. Bản dịch mẫu là bản dịch ra tiếng Việt của các mẫu chứng từ ghi bằng tiếng nước ngoài hoặc bản dịch chứng từ đầu tiên đối với các chứng từ ghi bằng tiếng nước ngoài phát sinh nhiều lần, có nội dung giống nhau.

Điều 4. Dịch chứng từ ghi bằng tiếng nước ngoài ra tiếng Việt để ghi sổ kế toán 1. Các chứng từ ghi bằng tiếng nước ngoài phát sinh nhiều lần và có nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính giống nhau phải dịch sang tiếng Việt đối với bản chứng từ đầu hoặc mẫu chứng từ (nếu có), từ bản sau trở đi thì chỉ bắt buộc dịch sang tiếng Việt các nội dung chủ yếu của chứng từ theo quy định của Luật Kế toán về nội dung chứng từ. 2. Các chứng từ ghi bằng tiếng nước ngoài không thuộc quy định tại khoản 1 Điều này phải dịch toàn bộ nội dung chứng từ ra tiếng Việt. 3. Trang đầu tiên của bản dịch phải được ghi rõ chữ "BẢN DỊCH" vào chỗ trống phía trên bên phải. Nếu bản dịch có từ hai trang trở lên thì phải đánh số trang theo thứ tự. Tất cả các trang của bản gốc và bản dịch phải đóng dấu giáp lai giữa các tờ. Bản dịch chứng từ ra tiếng Việt tại khoản 1, khoản 2 Điều này phải đính kèm với bản gốc chứng từ ghi bằng tiếng nước ngoài và phải đóng dấu giáp lai giữa các tờ của cả bản dịch và bản gốc. Bản dịch mẫu phải được lưu trữ trên tập chứng từ gốc phát sinh trong một ngày giao dịch. 4. Đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nước có thể tự dịch hoặc thuê tổ chức, cá nhân dịch chứng từ, Thủ trưởng đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nước chịu trách nhiệm về tính chính xác giữa bản dịch và chứng từ gốc. Người dịch chứng từ ghi bằng tiếng nước ngoài ra tiếng Việt phải là người thông thạo tiếng nước ngoài cần dịch. 5. Trường hợp thuê dịch, đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nước phải xây dựng Quy chế quy định về việc dịch chứng từ, quyền và trách nhiệm của tổ chức, cá nhân dịch chứng từ, mức thù lao dịch thuật theo cơ chế tài chính của Ngân hàng Nhà nước, trình Thống đốc Ngân hàng Nhà nước xem xét, ban hành trước khi thực hiện.

Điều 5. Cách viết chữ số trên chứng từ kế toán 1. Quy định tại Điều này chỉ áp dụng đối với chứng từ thanh toán quốc tế tại Sở Giao dịch. 2. Sở Giao dịch được sử dụng cách viết chữ số theo thông lệ quốc tế trên chứng từ thanh toán quốc tế. 3. Sở Giao dịch phải thực hiện chuyển đổi cách viết chữ số theo thông lệ quốc tế sang cách viết chữ số theo quy định của Luật kế toán để đảm bảo tính chính xác khi ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính. 4. Sở Giao dịch lập danh mục các loại chứng từ được chuyển đổi cách viết chữ số theo thông lệ quốc tế để phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu tại đơn vị.

Điều 6. Lưu trữ chứng từ điện tử tại Ngân hàng Nhà nước 1. Việc lưu trữ chứng từ điện tử chỉ được thực hiện tại Ngân hàng Nhà nước khi đáp ứng đầy đủ các yêu cầu, điều kiện theo quy định tại Điều 20, Điều 21 Nghị định số 35/2007/NĐ-CP ngày 08 tháng 3 năm 2007 của Chính phủ về giao dịch điện tử trong lĩnh vực ngân hàng và đảm bảo tuân thủ Phương án bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử của Ngân hàng Nhà nước. 2. Việc lưu trữ chứng từ điện tử phải thực hiện đồng thời với việc lập, in và lưu trữ Bảng kê chứng từ điện tử phát sinh tại mỗi đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nước. Yêu cầu đối với việc lập Bảng kê chứng từ điện tử như sau: a) Bảng kê chứng từ điện tử phải phản ánh được các nội dung chủ yếu của từng chứng từ phát sinh trong ngày tại đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nước và được in ra vào cuối mỗi ngày làm việc. Các nội dung chủ yếu trên chứng từ cần được phản ánh trên Bảng kê chứng từ điện tử bao gồm: Số hiệu chứng từ, tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có, số tiền và tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; b) Bảng kê chứng từ điện tử phải có đủ chữ ký của Thủ trưởng đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nước, trưởng phòng kế toán và người lập Bảng kê chứng từ điện tử. Thủ trưởng đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nước chịu trách nhiệm về tính chính xác, khớp đúng của Bảng kê chứng từ điện tử với chứng từ gốc; c) Bảng kê chứng từ điện tử phải được lưu trữ theo đúng quy định về lưu trữ chứng từ kế toán. 3. Trường hợp không đáp ứng được các quy định nêu tại khoản 1, khoản 2 Điều này thì đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nước phải thực hiện in chứng từ ra giấy để lưu trữ theo quy định.

Điều 7. Hủy và tiêu hủy chứng từ điện tử Việc hủy và tiêu hủy chứng từ điện tử tại Ngân hàng Nhà nước được thực hiện theo quy định tại Điều 15, Điều 23 Nghị định số 35/2007/NĐ-CP ngày 08 tháng 3 năm 2007 của Chính phủ về giao dịch điện tử trong lĩnh vực ngân hàng và các quy định khác của pháp luật có liên quan.

Điều 8. Trách nhiệm thực hiện 1. Đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nước: a) Tổ chức thực hiện dịch chứng từ ghi bằng tiếng nước ngoài ra tiếng Việt để ghi sổ kế toán tại đơn vị, đảm bảo tính chính xác, đầy đủ theo quy định tại Điều 4 Thông tư này; b) Tổ chức thực hiện lưu trữ, hủy và tiêu hủy chứng từ điện tử theo quy định tại Điều 6, Điều 7 Thông tư này, Phương án bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử của Ngân hàng Nhà nước và hướng dẫn tổ chức thực hiện của Cục Công nghệ tin học thực hiện kiểm soát chứng từ điện tử đảm bảo sự chính xác, khớp đúng và đầy đủ trước khi đưa vào lưu trữ; chịu trách nhiệm về các rủi ro đối với chứng từ điện tử lưu trữ do nguyên nhân chủ quan gây ra. 2. Cục Công nghệ tin học: Ngoài trách nhiệm nêu tại khoản 1 Điều này, Cục Công nghệ tin học chịu trách nhiệm: a) Xây dựng và trình Thống đốc Ngân hàng Nhà nước ban hành Phương án bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử của Ngân hàng Nhà nước theo quy định tại Điều 22 Nghị định số 35/2007/NĐ-CP ngày 08 tháng 3 năm 2007 của Chính phủ về giao dịch điện tử trong lĩnh vực ngân hàng và hướng dẫn tổ chức thực hiện Phương án này trong hệ thống Ngân hàng Nhà nước; b) Nghiên cứu, trình cấp có thẩm quyền quyết định đầu tư mua sắm trang thiết bị, giải pháp lưu trữ chứng từ điện tử tại Ngân hàng Nhà nước theo quy định tại Thông tư này và các quy định khác của pháp luật có liên quan. 3. Sở Giao dịch: Ngoài trách nhiệm nêu tại khoản 1 Điều này, Sở Giao dịch chịu trách nhiệm thực hiện các quy định tại khoản 3, khoản 4 Điều 5 Thông tư này. 4. Người được giao nhiệm vụ bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử: a) Thực hiện đúng Phương án bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử; b) Phải báo cáo cho Thủ trưởng đơn vị để xử lý, khắc phục kịp thời trong trường hợp có nguy cơ hoặc xảy ra rủi ro đối với chứng từ điện tử lưu trữ; c) Không được phép cho bất cứ tổ chức, cá nhân nào khai thác, sử dụng chứng từ điện tử lưu trữ nếu không có sự đồng ý bằng văn bản của Thủ trưởng đơn vị hoặc cấp có thẩm quyền.

Điều 9. Hiệu lực thi hành 1. Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 6 năm 2014. 2. Nội dung quy định về dịch chứng từ ghi bằng tiếng nước ngoài quy định tại điểm a khoản 3 Điều 5 Chế độ Chứng từ kế toán ngân hàng ban hành kèm theo Quyết định số 1789/2005/QĐ-NHNN ngày 12/12/2005 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước không áp dụng tại các đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nước kể từ ngày Thông tư này có hiệu lực thi hành. 3. Nội dung quy định về cách viết chữ số sử dụng trên chứng từ kế toán quy định tại điểm b khoản 3 Điều 5 Chế độ Chứng từ kế toán ngân hàng ban hành kèm theo Quyết định số 1789/2005/QĐ-NHNN ngày 12/12/2005 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước không áp dụng đối với chứng từ thanh toán quốc tế phát sinh tại Sở Giao dịch kể từ ngày Thông tư này có hiệu lực thi hành.

Điều 10. T ổ chức thi hành Chánh Văn phòng, Vụ trưởng Vụ Tài chính - Kế toán, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nước, Giám đốc Ngân hàng Nhà nước chi nhánh tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm thi hành Thông tư này./.